O cadastro do eSocial surgiu para facilitar a forma como empresas declaram as informações trabalhistas e previdenciárias aos entes do governo. O projeto já está na 2ª fase de implementação e já abrange empresas que possuem faturamento superior a R$ 78 milhões. Para outros contribuintes e empregadores, a obrigatoriedade será a partir de 1º de julho de 2019.
As novas exigências trabalhistas e previdenciárias exigem uma reestruturação nos processos internos, de modo que os cadastros dos empregados estejam corretos e que as obrigações sejam entregues dentro do prazo previsto.
Para ajudar você a entender o que é e qual a importância do cadastro do eSocial, vamos dar algumas dicas de como adequar sua empresa às novas exigências trabalhistas. Continue a leitura e confira tudo sobre esse projeto!
Afinal, o que é o cadastro do eSocial?
O eSocial é uma sigla para “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. É um programa criado pelo Governo Federal em parceria com outros órgãos e entidades como, Caixa Econômica Federal e Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
O objetivo do sistema é unificar e modernizar a forma de envio das informações pelo empregador acerca de seus funcionários, com mais agilidade, transparência e praticidade. Isso significa menores chances de erros e redundâncias no envio dos dados, simplificando todo o processo: tanto para os empresários quanto para controle dos órgãos responsáveis.
O que é preciso informar?
Assim como toda nova obrigação que o governo demanda sobre as organizações, é necessário estar atento às informações que precisam ser inseridas no cadastro do eSocial. Isso porque é um sistema que traz inovação à rotina das empresas e promete mudar por completo a forma como os empregadores lidam com os dados e informações dos colaboradores.
Questões como demissão, data de rescisão, férias, afastamento temporário ou mesmo acidente de trabalho, deverão ser incluídas corretamente, de modo minucioso e por meio digital. Isto é, da mesma forma como já é realizada, por meio de guias, só que agora a transmissão é totalmente realizada no ambiente virtual.
Entre alguns pontos principais exigidos pelo cadastro do eSocial estão:
Informações do Empregador (S-1000)
O cadastro do eSocial passa a exigir do empregador apenas os empregados ativos e isso inclui os funcionários afastados. Aqueles que já estão desligados não precisam ser informados ao eSocial. É importante destacar que todos que, de alguma forma, prestam serviços à empresa, devem ser cadastrados no sistema, incluindo estagiários e trabalhadores autônomos, por exemplo.
Para o empregador, uma das exigências do cadastro do eSocial é a conformidade das informações que serão enviadas por meio do sistema, nas quais deverão constar o tipo de lotação tributária, as categorias dos colaboradores, enfim, todas as informações do empregador.
Aviso prévio (S-2250)
O desligamento de um colaborador precisa ser informado com antecedência por meio do cadastro do eSocial, cuja informação deve ser transmitida, no máximo, até o vencimento do aviso prévio. Caso isso não ocorra, o colaborador continua com o contrato válido na empresa.
Monitoramento da saúde do funcionário (S-2220)
A partir da implementação do eSocial o empregador deve estar em conformidade com as datas dos exames dos colaboradores. Estes incluem os Atestados de Saúde Ocupacional, admissional e demissional e quando houver alteração de cargo, para cada fato deverá ser realizado o exame e encaminhado ao sistema, de modo a manter os registros de saúde do colaborador sempre atualizados.
Tabela de horários e turnos do trabalho (S-1050)
Essa exigência inclui a atualização dos arquivos de remuneração e horários de trabalho de cada colaborador. Por meio desse registro é possível acompanhar se o empregador está cumprindo a legislação e remunerando seus funcionários conforme às horas extras e adicional noturno.
Como realizar o cadastro do eSocial?
Para evitar irregularidades e ser penalizado com multas ou outras autuações, é fundamental que o empreendedor mantenha as informações trabalhistas e previdenciárias dos seus colaboradores em dia no cadastro do eSocial, seguindo o calendário estabelecido com prazos para o envio de cada dado.
Para ajudar você nessa fase de implementação, separamos 5 dicas que ajudarão a realizar o cadastro do eSocial. Acompanhe:
1. Estude e adapte a empresa às novas exigências
O primeiro passo para adaptar a empresa às novas exigências do cadastro do eSocial é estudar o negócio e entender que as mudanças trarão impactos nos processos e na cultura da organização.
O sucesso na implementação do eSocial envolve todos os colaboradores, desde a alta gerência até os funcionários de base, do setor produtivo. Isso porque os prazos e as regras do eSocial são válidas para toda a organização e devem ser de conhecimento de todos os profissionais.
Ao entender a importância do sistema e deliberar quais setores serão responsáveis por cada etapa de adequação, é possível programar o tempo para que essas mudanças possam tornar os processos mais dinâmicos e organizados.
2. Defina as atribuições de cada setor
É fundamental definir um cronograma de responsabilidades e cumprimento das atividades de cada setor. Isso facilita o preenchimento e a transmissão dos dados ao eSocial.
Como a nova obrigatoriedade requer o preenchimento diferente do habitual, o empregador deve deliberar as responsabilidades aos responsáveis pelos setores de modo que a verificação dos dados ocorra com mais agilidade e transparência. Irregularidades trabalhistas e previdenciárias podem comprometer todo o processo e impossibilitar o envio das informações por meio do cadastro do eSocial.
3. Checar o cumprimento das informações dentro do prazo
Uma série de informações e dados referentes à vida do trabalhador dentro da organização deverão ser encaminhados em prazos já estabelecidos. Isso significa que, para cada fato que ocorra, é preciso que o empregador esteja atento ao prazo de envio dessa informação, de modo a evitar problemas com os órgãos fiscalizadores.
Adotar um sistema de gestão que possibilite informatizar e automatizar toda a rotina do empregado e empregador é a solução para evitar problemas durante o preenchimento e transmissão das informações no cadastro do eSocial. Além disso, é fundamental contar com o auxílio de profissionais capacitados para realizar o acompanhamento e verificação de todos os dados ao sistema.
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